Незыблемые принципы эффективных коммуникаций
В прошлой статье (https://123ru.net/samara/234081794/) мы разбирали межличностные отношения, их влияние на общий результат деятельности любой компании, а также эффективные коммуникации, которые улучшают эти взаимоотношения. Мы рассматривали, что применение манер в общении с коллегами, выполнение достигнутых договоренностей, использование открытого диалога, умение сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях являются инструментами налаживания хороших взаимоотношений с ними и повышению эффективности деятельности любого коллектива, в целом.
В данной статье мы рассмотрим проверенные на практике принципы эффективных коммуникаций. По определению любой принцип лежащий в основе какой-то области знания, никогда не изменяется и обеспечивает предсказуемость достижения требуемых результатов. Например, мы знаем, что для любой компании выгоднее всего существовать за счет средств, получаемых от заказчиков, а не за счет кредитов от банков. На основе этого многие компании планируют свою деятельность. Понимание принципов придает нам уверенность в жизни. Она становится более предсказуемой.
Разберем первый принцип - точность передаваемой информации. В мировой истории есть трагичный пример того, как этот принцип не был использован. В июле 1945 года готовился документ с предложением Японии совершить полную капитуляцию и таким образом прекратить участие страны восходящего солнца в военных действиях. Тогдашний японский премьер-министр Кантаро Судзуки в ответ на выдвинутое предложение капитулировать созвал пресс-конференцию, во время которой произнес небольшую речь. В своем выступлении он использовал слово «mokusatsu», которое можно было перевести и как «без комментариев», а также как «игнорировать с презрением». Представители Правительства США посчитали, что Судзуки решил проигнорировать их предложение, и в результате американская авиация нанесла ядерный удар по двум японским городам - Хиросима и Нагасаки. Если бы Кантаро Судзуки постарался более точно донести свою позицию до американской стороны, то последствия не были бы столь трагичными. Но, как говорится, история не терпит сослагательного наклонения. Избегайте слов и выражений, которые можно понять по-разному. Оставим использование сложных языковых конструкций и мудреных терминов работникам дипломатических ведомств и политикам. Для нас важна скорость обмена информацией, однозначность и простота ее понимания. Каждую секунду простоя любая организация теряет вполне определенную сумму денег.
Огромное количество ошибок возникает, когда принимаются решения при отсутствии достаточного количества требуемой информации. Полнота передаваемой информации будет следующим принципом, который мы рассмотрим. Чаще всего от отсутствия достаточной информации страдают руководители, которые в условиях нехватки времени принимают решения, которые не учитывают всех обстоятельств и, в конечном счете, ведут к убыткам. Для того чтобы избежать подобных ситуаций, руководителю необходимо договориться со своими подчиненными и другими коллегами о том, какие именно данные будут к нему поступать в каком виде и в какое время.
Следующий принцип эффективных коммуникаций - информация должна соответствовать действительности. Крайне трудно работать в коллективе, выполнять поставленные задачи, если ты действуешь на основе неверных данных. Недостоверные данные являются еще одним источником проблем, расстройств и, в конечном итоге, убытков для организации.
Важно не просто получить достоверную информацию, а еще и получить ее вовремя. Своевременность получения информации является действительно важным принципом и порой может принести миллионы фунтов стерлингов. 18 июня 1815 года в Англии ждали результатов сражения с французами при Ватерлоо. От исхода битвы зависела стоимость английских ценных бумаг. В тот период банкир Натан Ротшильд обладал самой быстрой почтой – голубиной. Его доверенное лицо сразу же после победы Англии выпустило голубя, который на несколько часов быстрее всех доставил письмо с информацией о том, что победили английские войска. Натан Ротшильд своевременно получил эту информацию и начал в больших количествах продавать принадлежащие ему государственные акции Англии, тем самым вызвав панику на лондонской бирже. В результате стоимость английских бумаг упала практически до нуля. Следующим шагом Ротшильда была скупка подешевевших акций через подставных лиц. Ну а позже стало известно, что Наполеон проиграл. Стоимость государственных акций Англии взлетела до небес. Ротшильд заработал на этом 200 млн. фунтов стерлингов. Своевременность получения и направления информации может принести Компании как миллиарды рублей прибыли, а ее отсутствие - миллиарды рублей убытков.
Удобно воспринимать информацию, когда она, что называется, «разложена по полочкам». И следующим принципом является то, что легче воспринимать структурированную информацию. Представим ситуацию, вы решили приобрести самосвал новой марки, которая пока неизвестна на рынке, однако стоимость эксплуатации и отзывы ряда фирм показывают, что использование данного самосвала позволит увеличить прибыль на 5%. Работа кипит, времени на подготовку необходимых бумаг не хватает. В итоге на стол директору ложится наспех набранная служебная записка о необходимости приобретения данного самосвала. Директор тратит значительное время, чтобы вникнуть в суть и «разложить все по полочкам». У него не получается, так как информация не структурирована. Он вызывает вас, чтобы лучше разобраться в вопросе. Вы ему все рассказываете и только после этого у него есть вся необходимая для принятия решения о приобретении информация. Все, что происходило после передачи служебной записки – это излишне потраченное время и усилия, которые заказчики оплачивать не будут. Как следовало бы структурировать информацию в служебной записке, чтобы директор смог быстро принять решение? Информацию следовало бы разбить на блоки: техническая информация (в том числе сравнение с аналогами), финансовая информация (стоимость и порядок оплаты), информация об экономическом эффекте от использования этого самосвала (сколько составляет экономия и из чего она складывается). Такой способ структурирования и подачи информации будет экономить внушительное количество часов каждую неделю. Не пренебрегайте им из-за желания сэкономить время, скорее всего этого не получится.
Последним принципом будет то, что информация должна быть достаточно простой для того, чтобы ее было легко понять. Общаясь с коллегами, выступая с докладом или составляя служебную записку, учитывайте образование и уровень глубины познаний тех, кому вы будете доносить информацию. Любая идея формируется при помощи слов, поэтому используйте те, которые проще всего передадут идею, которую вы хотите донести. Можно сделать великолепный доклад, произнести много звучных и технически правильных терминов, которые покажут весь ваш профессионализм, но все это будет сделано впустую, если вас никто не поймет.
Надеюсь, использование этих принципов и простых советов позволит вам повысить эффективность коммуникаций с коллегами по работе.
Евгений Верухин,
Учредитель экспертной кампании «OPTEAMIST»