Что должен знать работодатель при переходе на новые электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России вводятся электронные трудовые книжки. До 31 октября этого года работодатели обязаны уведомить работников под роспись о переходе на новые трудовые книжки, а работники сделать свой выбор.

На переходный период Правительство выделило работодателям год. Однако уже с начала 2020 года все организации и ИП постепенно стали переходить на электронный документооборот в кадровом учёте. Вести трудовые книжки в электронном формате обязаны все работодатели. Исключений или специальных условий нет.

На что нужно обратить внимание работодателю:

1. До 31 октября 2020 г. работодатель обязан уведомить всех сотрудников об изменениях, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Постановление Правительства от 19.06.2020 г., №887).

2. Назначить ответственное лицо за ведение трудовых книжек в электронном виде и подачу отчета СЗВ-ТД.

3. До 31 декабря 2020 года получить соответствующее заявление  о  выборе способа ведения  трудовых книжек от сотрудников. Если сотрудник не успел сделать это до указанного срока, то он вправе написать это заявление в любое удобное время. (Образцы заявлений ниже в этой статье)

Тем гражданам, кто начнет свою трудовую деятельность в 2021 году или позднее все трудовые книжки будут оформляться только в электронном виде.

4. Тем сотрудникам, кто выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель возвращает бумажную трудовую книжку, после внесения соответствующей записи. 

5. Сотрудник может в любое время получить у работодателя выписку по своей трудовой деятельности за период работы именно у данного работодателя. Эта выписка предоставляется в форме СТД-Р, которая утверждена приказом Минтруда ч.9. ст. 2 Закона № 439-ФЗ от 16.12.2019г.

Для получения такой выписки сотруднику нужно написать заявление работодателю, в котором указать способ выдачи сведений, в электронном или бумажном виде.

Предоставить данную выписку работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления.

6. Если работник увольняется, то выписку надо представить в день увольнения. Когда уволенный не может или не хочет получить сведения лично, работодатель должен будет направить их заказным письмом с уведомлением. Об этом сказано в части 6 статьи 84.1 ТК.

7. Бумажные трудовые книжки до их выдачи сотрудникам продолжаем вести на всех по общим правилам. Правила ведения трудовых книжек на бумаге не изменились.

8. Сотрудник при заключении трудового договора обязан предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее.

Получить выписку сотрудник может:

- у работодателя по последнему месту работы;

- в МФЦ;

- в отделении ПФР;

- на портале госуслуг.

9. Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатель подает в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД.

Штрафы и санкции за нарушение новых правил:

Если сотрудника не уведомить о переходе на электронные трудовые, то проверяющие могут оштрафовать работодателя на сумму до 50 000 руб.

Отдельных штрафов за то, что не вовремя или неправильно уведомили сотрудников, в действующем законодательстве нет. Но такие действия Государственная Инспекция Труда может квалифицировать как нарушение прав сотрудников. Трудовые инспекторы могут применить общие нормы ответственности за нарушение трудового законодательства. За первое нарушение – штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для организаций это штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Заявление о переходе на СТД

Заявление об отказе от СТД

Автор: Елена Топоркова, Finance Times