Роскомнадзор требует объяснений: Как не попасть впросак, защищая персональные данные
Получение требования от Роскомнадзора (РКН) о предоставлении информации о соблюдении законодательства в области защиты персональных данных – ситуация, которая может повергнуть в ступор даже опытного юриста. Паника – плохой советчик. Главное – сохранять спокойствие и оперативно, но вдумчиво подойти к подготовке ответа на требование Роскомнадзора о защите персональных данных. Ведь от грамотно составленного ответа зависит не только отсутствие штрафов, но и репутация компании.
Итак, что же делать, если на пороге (читайте: в электронной почте) появилось уведомление от РКН?
Шаг 1: Анализ Требования – Ключ к Успеху
Прежде чем хвататься за клавиатуру и судорожно генерировать текст, внимательно изучите полученное требование. Определите:
- Основание требования: На что ссылается РКН? Какое нарушение предположительно было выявлено? Возможно, это плановая проверка, а может, жалоба от субъекта персональных данных.
- Перечень запрашиваемой информации: Какие конкретно документы и сведения необходимо предоставить? Часто РКН запрашивает Политику обработки персональных данных, согласие на обработку, уведомление об обработке, журналы учета событий информационной безопасности и другие документы, подтверждающие соблюдение требований законодательства.
- Срок предоставления ответа: Это критически важный параметр. Пропуск срока – гарантированный штраф. Убедитесь, что у вас достаточно времени на сбор и анализ необходимых данных. Если срок нереален, не стесняйтесь запросить его продление, указав объективные причины.
Шаг 2: Соберите Все Необходимые Документы
Подготовьте все документы, которые РКН запросил в своем требовании. Это может включать в себя:
- Политика обработки персональных данных: Убедитесь, что она актуальна, соответствует текущей деятельности компании и размещена на видном месте (например, на сайте).
- Согласия на обработку персональных данных: Проверьте, чтобы форма согласия соответствовала требованиям законодательства (однозначность, конкретность, информированность и т.д.) и была получена от всех субъектов, чьи данные обрабатываются.
- Уведомление об обработке персональных данных: Убедитесь, что оно направлено в РКН и содержит актуальную информацию об операторе персональных данных, целях обработки, категориях субъектов и т.д.
- Локальные нормативные акты: Приказы о назначении ответственных за организацию обработки персональных данных, инструкции для сотрудников, положения о порядке доступа к персональным данным.
- Документы, подтверждающие принятие мер по защите персональных данных: Это могут быть договоры с операторами связи, провайдерами хостинга, организациями, занимающимися шифрованием данных, и т.д. Также необходимо предоставить доказательства применения организационных и технических мер защиты (например, акты об установке и настройке антивирусного программного обеспечения, журналы учета событий информационной безопасности).
- Документы, подтверждающие обучение сотрудников: Документы о прохождении сотрудниками, осуществляющими обработку персональных данных, обучения по вопросам защиты персональных данных.
Шаг 3: Составление Ответа – Искусство Коммуникации
Ответ на требование РКН должен быть четким, лаконичным и содержать исчерпывающую информацию. Избегайте двусмысленности и общих фраз.
Структура ответа:
- Приветствие и указание исходящего номера требования РКН.
- Подтверждение получения требования и готовность сотрудничать.
- Последовательное предоставление запрошенной информации (документы, пояснения).
- Заверение о соблюдении требований законодательства в области защиты персональных данных.
- Просьба сообщить о результатах рассмотрения ответа.
- Подпись уполномоченного лица и печать организации (при наличии).
Аргументация: Если вы не согласны с позицией РКН, представьте свои аргументы, подкрепленные ссылками на нормативные правовые акты.
Оформление: Ответ должен быть оформлен в деловом стиле, без грамматических и стилистических ошибок. Все документы должны быть читаемыми.
Шаг 4: Отправка Ответа – Вовремя и Правильно
Убедитесь, что вы отправили ответ в установленный срок. Используйте способ отправки, позволяющий подтвердить факт получения (например, заказное письмо с уведомлением о вручении или отправка через электронный документооборот). Сохраните копию ответа и все подтверждающие документы.
Профилактика Лучше Лечения
Чтобы избежать получения требований от РКН, необходимо регулярно проводить внутренний аудит системы защиты персональных данных, обучать сотрудников и своевременно обновлять локальные нормативные акты. Помните, что соблюдение законодательства в области защиты персональных данных – это не только обязанность, но и конкурентное преимущество.