Документооборот в России могут перевести в цифровой формат уже в 2023 году
Соответствующий законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)» был одобрен в первом чтении в апреле 2022 года, включен в примерную программу для первоочередного рассмотрения Госдумой РФ на ноябрь 2022 года и отправлен на доработку и согласование с профильными ведомствами и представителями бизнеса. Его также обсудили специалисты АНО «Цифровая экономика», Минэкономразвития России и представители крупного российского бизнеса в рамках сессии «Электронные архивы» III Всероссийского форума по электронному документообороту.
Проект регламентирует процедуры по переводу бумажных документов в электронный вид, а также конвертацию формата электронного документа. Его положения устанавливают, что при конвертации электронных документов должна сохраняться последовательность данных и содержание документа. Кроме того, будет необходимо подписание конвертированного документа усиленными квалифицированными электронными подписями лиц, производивших конвертацию. Для создания дубликатов предусмотрены аналогичные правила. В законопроекте указывается, что в случае создания электронного дубликата документа, его бумажная версия должна храниться не менее одного года.
В случае принятия проекта срок действия сертификатов электронных подписей увеличат до 5 лет. В ходе подготовки поправок ко второму чтению планируется внести и предложение разрешить финансовым организациям не хранить бумажные копии документов, если подписавшие их контрагенты будут с этим согласны.
В рамках дискуссии на III Всероссийском форуме ЭДО заместитель директора АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Соболев подчеркнул, что необходимо добиться скорейшего принятия законопроекта, найдя оптимальный баланс между безопасностью и экономической эффективностью. Это в конечном итоге сделает процесс электронного документооборота комфортным для большинства организаций и для каждого гражданина страны, ведь именно удобство и эффективность ЭДО стали драйвером и смыслом развития этой технологии.
ИТ-специалисты убеждены, что законопроект особенно необходим в связи с фактическим масштабным переходом госорганов и хозяйствующих субъектов на электронный документооборот и необходимостью создать единые нормативные схемы архивирования и хранения документации. К тому же документооборот в стране постоянно растет, что вызывает необходимость оптимизации бизнес-процессов для сокращения издержек на хранение и обработку бумажных документов. По мнению профильных экспертов, стоимость информационного и документального обмена в цифровом формате в двадцать раз дешевле чем при использовании аналоговых средств электронной связи, в тридцать – чем по почте, в пятьдесят – чем при личном общении.
Наибольший эффект, уверены представители отрасли, законопроект получит только в том случае, если будет принят в согласованной с бизнесом редакции. Иначе при текущих условиях конверсия бумажных архивов в электронный формат не превысит 30 %.
По словам федерального координатора федерального проекта «ЕР» «Цифровая Россия», члена Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи Антона Немкина, закон проходит серьезные этапы доработки и согласования. «Организации и ведомства, которые заведуют систематизацией и организацией хранения документов, во многих случаях работают по нормам хранения документации, которые не менялись уже несколько десятилетий. Бумажные оригиналы все еще должны храниться от 1 года до 50 лет (в отношении тех документов, делопроизводство которых закончено после 1 января 2003 года). Совершенно очевидно, что в условиях широкой трансформации системы государственного управления и экономики страны перемены в этой сфере давно назрели. Нормы, которые бизнес и отраслевые эксперты предлагают закрепить, позволят оцифровать и хранить в цифровом виде со специальной защитой более 90% данных», - заметил парламентарий.
Директор АНО «Цифровая долина Прикамья» Алексей Ландарь подчеркнул, что каждый гражданин России по опыту знает, что все еще есть немало архивов, найти документы в которых сегодня крайне сложно. Огромные стеллажи документации, находящиеся в различных помещениях, не всегда и не везде получается содержать в полном порядке. В подобных условиях обеспечить своевременный поиск и доступ к данным бывает непросто, а иногда и невозможно, что лишает такую систему архивирования всякого смысла. Логика цифрового развития диктует другие подходы: обеспечить при помощи криптозащиты и дублирования этой информации на защищенных серверах контролируемое хранение и возможность оперативного доступа.
«Уже несколько лет, к примеру, в государственных и муниципальных органах власти Пермского края работает модифицированная система электронного документооборота. Такие системы демонстрируют множество преимуществ: исключается дублирование информационных каналов, гарантируется доставка и получение документа, снижаются риски потери корреспонденции, сокращается количество бумажных документов, а, следовательно, экономятся деньги и увеличивается скорость всех процессов», - сказал господин Ландарь. Также, по его словам, специалисты АНО «Цифровая долина Прикамья» сейчас отслеживают и анализируют решения в области электронного документооборота, создаваемые пермскими ИТ-разработчиками. По результатам этого анализа уже в начале 2023 года будет собран и передан в Минцифры России пакет предложений о возможностях интеграции подобных систем для создания единого архива России.