Старейшее предприятие Томска автоматизировало свой документооборот с помощью компании "Первый Бит"

ИТ-интегратор «Первый Бит» в экспресс-режиме автоматизировал документооборот одного из старейших предприятий Томска – Специализированного монтажно-эксплуатационного учреждения Томской области (СМЭУ), которое с 1976 года отвечает за дорожные знаки и светофоры региона.

Предыдущие 46 лет все документы СМЭУ велись на бумаге. Они хранились в кабинетах сотрудников, а по истечению времени папки с бумагами переносились в архив, содержание которого с каждым годом становилось все дороже.

Также в СМЭУ возникали проблемы с согласованием документов: они могли затеряться или вовсе потерять свою актуальность из-за больших сроков согласования.

Чтобы перевести бумажные документы в электронный архив и сделать процесс подписания новых документов прозрачным и быстрым, руководство решило автоматизировать документооборот внутри учреждения.

С этой задачей они обратились в томский офис ИТ-интегратора «Первый Бит», и начался совместный проект по экспресс-внедрению решения «1С:Документооборот государственного учреждения» (1С:ДГУ) – программы от фирмы «1С» для автоматизации документооборота в государственных и муниципальных учреждениях. 

Важной особенностью проекта стали ограниченные сроки: систему необходимо было запустить всего за три недели.

«Мы выбрали Первый Бит по двум причинам. Первая – это их предыдущий опыт по внедрению 1С:Документооборот и первое место в рейтинге 1С. Вторая – это то, что они были достаточно гибкими, быстрыми и при этом несомненно профессиональными. Результатами мы очень довольны. Сейчас все сотрудники работают в 1С:Документооборот. Мы видим где сейчас тот или иной документ, какие по нему есть замечания, и оцениваем увеличение скорости работы на 30%», — рассказал юрисконсульт СМЭУ Томской области Александр.

Специалисты томского офиса компании «Первый Бит» собрали типы документов, используемых в СМЭУ, и для каждого из них прописали маршрут движения: кто отправляет, кто согласовывает, кто подписывает, кому нужно просто ознакомиться.

Чтобы ускорить работу, этап моделирования системы на тестовой базе был совмещен с обучением ключевого пользователя – ответственного за документооборот в СМЭУ. Он видел процесс настройки процессов, вносил правки и параллельно обучался работе в системе.

Когда моделирование было завершено, специалист Первого Бита перенес настроенную систему на клиентский сервер, далее ее тестировали на рабочих задачах уже сотрудники СМЭУ.

Ответственный за документооборот работал в программе сам и обучал остальных сотрудников. Если у сотрудников возникали вопросы, они обращались к команде Первого Бита. По запросу специалисты проводили обучение и показывали, как выполнять нужное действие в программе клиента.

Программа «1С:Документооборот государственного учреждения» была запущена в Специализированном монтажно-эксплуатационном учреждении Томской области уже к 27 декабря 2022 года. С января все сотрудники создавали, согласовывали и подписывали внутренние документы в 1С. Электронные документы обрабатываются гораздо быстрее бумажных, не могут «потеряться» и не занимают места на полках.